Het doel van Asset Portfolio Management voor uw organisatie (deel 2)

Regelmatig merk ik dat bedrijven worstelen met de vraag: welke van de verschillende ingediende projectvoorstellen levert aantoonbaar voldoende verbetering op na implementatie, een van mijn persoonlijk favoriete thema’s. Door middel van een aantal blogs wil ik proberen hier enige duidelijkheid in te scheppen. Hierbij de tweede bijdrage die ingaat op het doel van ‘Asset Portfolio Management’ voor uw organisatie.

In mijn vorige blog gaf ik al aan dat het aangeboden projecten pallet een grote diversiteit heeft. Dit neigt naar de gedachte dat de diverse bedenkers van projecten uiteenlopende doelen voor ogen kunnen hebben.

Een vaak voorkomende gedachte daarbij is dat je moet kunnen bepalen welke investeringen het meeste opleveren. De vraag is natuurlijk: wat versta je onder ‘opleveren’? Gaat het om geld of een andere meetbare opbrengst, of gaat het b.v. om het waarborgen van de ‘license to operate’? Degelijk portfolio management dwingt je om goed vooruit te kijken.

De organisatie vraagt zich daarbij af: wat wil zij bereiken? Het antwoord wordt bepaald door de missie/visie en doelstellingen. Bij de totstandkoming hiervan wordt gebruik gemaakt van onder meer stakeholder- en context analyse.

Het zijn juist die doelstellingen waaraan de voorgestelde projecten moeten bijdragen. Daarom wordt van elk voorgesteld project de toegevoegde waarde op die doelstellingen vastgesteld. Is de toegevoegde waarde te laag, dan vervalt de noodzaak om tot uitvoering over te gaan.

Voor een onderbouwde beoordeling is transparantie en structuur nodig: wat behelst het project? Vanuit welke typische projectonderdelen moet het project beschreven worden? Asset Portfolio Management leidt tot standaardisatie van aanvraag en beoordeling.

Ook is het uitdrukken in “wat zijn de gezamenlijke inspanningen” - lees “kosten” - en welk voordeel levert het aantoonbaar op - lees “baten” -  elke keer weer nodig. Daarmee wordt  het besluit onderbouwd en kan objectiever besloten worden een project door te zetten of niet. Asset Portfolio Management leidt tot deze business case beoordeling.

Ook al zijn de ‘baten’ onmiskenbaar, er zal altijd een beperking in resources zijn die de organisatie dwingt prioriteiten te stellen. Asset Portfolio Management leidt tot priorisering. Argumenten als Veiligheid en ‘license to operate’ zorgen ervoor dat bij beperkte resources juist deze projecten een hoge prioriteit krijgen. Om ervoor zorg te dragen dat het portfolio integraal en gebalanceerd is en niet alleen Veiligheid en ‘license to operate’ nastreeft, is het nodig ook op andere relevante argumenten/criteria vanuit de stakeholder- en context analyse de voorgestelde projecten te beoordelen. Let wel; er zijn meerdere doelen, waarbij duurzaamheid voor bedrijf en alle stakeholders centraal staat. Validatie van projecten, projectplannen en projectdata kost veel tijd, maar is belangrijk voor transparante en objectieve besluitvorming.

Het selecteren van de juiste criteria om het projectenaanbod te beoordelen is cruciaal voor Asset Portfolio Management. Dit stelt je in staat de projecten te beoordelen op de bijdrage in de doelstellingen van het bedrijf. Ook kan het heel goed zijn dat in een afgeleide van het doel, bijvoorbeeld een onderliggende KPI, de waarde vastligt. Het maximaliseren van de MAC (maximum asset capability) door systematisch elimineren van priority reliability issues, ‘debottlenecking’ en het op nivo houden van de facility condition zijn daar mooie voorbeelden van.

Het doel van APM voor een organisatie kan worden samengevat als het verbeteren van de besluitvorming ten aanzien van een mix van projecten zodanig dat de toegevoegde waarde maximaal is, rekening houdend met de beschikbare middelen en bijbehorende risicoprofielen. Deze besluitvorming is transparant en gestandaardiseerd en draagt op deze wijze bij aan het creëren van de juiste focus binnen organisaties: het weerspiegelt de strategie van de organisatie en ondersteunt het vermogen om de (lange en korte termijn) doelstellingen van de organisatie te bereiken.

In mijn volgende blog zal ik verder ingaan op het onderwerp: Welke criteria worden gebruikt om (portfolio)keuzes te maken?