Voorbij de grenzen van de reactieve onderhoudsorganisatie

Betere resultaten met minder stress bij Vynova Wilhelmshaven

“Jullie vormen de meest performante reactieve organisatie die ik ooit zag.” De verbazing is van het gezicht van de medewerkers af te lezen. Ze hebben zich verzameld voor een eerste korte terugkoppeling na het afronden van de Stork Asset Management Audit. Vervolgens verklaren we dat ze met hun reactieve manier van werken niet verder kunnen verbeteren. Ze lopen op verschillende vlakken tegen de limieten aan. De productievolumes blijven onder de doelstelling en zijn niet voorspelbaar. De medewerkers draaien veel overuren en staan onder constante stress. Ze zijn vooral druk met het verhelpen van elke dag weer optredende storingen aan de installatie.

Dit was ruim een jaar geleden. Intussen heeft Vynova Wilhelmshaven aan Stork AMT een begeleidingsopdracht toevertrouwd die over een drietal jaar zal lopen. Om de installaties beter te kunnen benutten brengen we de maturiteit van de organisatie naar het niveau “Gepland”. In essentie ontwikkelen we daarvoor twee pijlers.

De eerste pijler bestaat uit een preventief onderhoudsplan dat het falen van kritische installatiedelen in de toekomst moet voorkomen. Een dergelijk plan ontwikkelen is – gezien de omvang van de installaties – een tijdrovende oefening. Eerst wordt de installatie in haar huidige staat in kaart gebracht in de vorm van een functionele boomstructuur. Deze is nodig om vervolgens de criticaliteit per systeem te bepalen. Voor de meer kritische systemen passen we FMECA-analyses toe. Hiermee bepalen we samen met de installatiekenners van de klant passende preventieve onderhoudsmaatregels voor alle kritische apparaten.

De tweede pijler heeft betrekking op hoe de onderhoudswerkzaamheden worden georganiseerd. Het implementeren van een Best Practice werkstroomproces moet daarbij resulteren in een veilige, kwalitatieve en efficiënte uitvoering van het werk op het terrein. Een aantal elementen zijn hierbij cruciaal. De zogenaamde “Gate Keeping” stap zal alle nieuwe werkaanvragen beoordelen op hun toegevoegde waarde voor de prestaties van de installatie. En nog belangrijker: er zal scherp op toegezien worden dat enkel echt urgente activiteiten onmiddellijk worden uitgevoerd. Alle niet-urgente activiteiten worden op een “geplande” manier afgehandeld voor maximale efficiëntie en rust in de organisatie. Dit laatste behelst dat er voorafgaand aan de uitvoering werkvoorbereiding zal gebeuren. De werkvoorbereiders hebben hierbij als opdracht ervoor te zorgen dat de uitvoering veilig, kwaliteitsvol en efficiënt kan verlopen. Ze bepalen en regelen hiertoe de precieze werkopdracht, de werkwijze, de benodigde materialen en gereedschappen, de activiteiten voor en na de eigenlijke opdracht (stellingbouw, isoleren), de werkvergunningen, de nodige documenten. Vervolgens wordt elke opdracht in overleg met productie ingepland. Ook het goed registreren over de uitvoering – en vooral de afwijkingen hierin – is cruciaal omdat dit toelaat stelselmatig verbeteringen door te voeren.

Het is duidelijk dat de tweede pijler een belangrijke verander-uitdaging inhoudt. We verwachten van individuele medewerkers dat ze straks op een andere manier gaan werken. En ook de organisatie wordt hertekend met een aantal nieuwe functies en efficiëntere communicatie- en rapportagelijnen.

Bij Stork AMT hechten we veel belang aan het realiseren van verandering op een duurzame wijze. Tijdens de auditfase reeds is gestart met het voorbereiden van de medewerkers op de “change” die van hen verwacht wordt. In workshops met een doorsnede van de organisatie zijn toen de eerste verbeterideeën reeds afgetoetst. In een voorbereidende fase van het project is een kerngroep meegenomen in het ontwikkelen van de visie op asset management: “Hoe willen we over een paar jaar met de installatie omgaan, ze opereren, ze onderhouden, ze verbeteren, zodat ze de gewenste prestaties brengt?” Deze visie is vervolgens gedeeld met een ruimere groep medewerkers tijdens een tweedaagse off-site workshop. Ook in de verschillende deelprojecten wordt er telkens over gewaakt dat teamleden actief meedenken over de to-be situatie. Dit creëert draagvlak voor de veranderingen die staan te gebeuren.

Na de start van het traject begint zich in de hoofden de gewenste verandering te voltrekken. Maar er is nog een uitdagende weg af te leggen …


HOU ME OP DE HOOGTE VAN NIEUWE BLOG UPDATES

AANMELDEN

Share this article