Hoe kies ik de ‘best-fit’ CMMS software?

Eén van de Asset Management-processen is onderhoud… onmisbaar om installaties in topvorm te krijgen. Onmisbaar om diezelfde installaties in topvorm te houden. De uitdaging ligt er in om dit onderhoud in al zijn vormen goed, en met een goed systeem te ondersteunen.

Het selecteren van een Computerized Maintenance Management System (CMMS) of van een Enterprise Asset Management (EAM) ondersteunend systeem is één van de meest uitdagende projecten voor een onderhoudsorganisatie en/of operationele organisatie. In ons Asset Management model (figuur 1) is zo’n systeem onderdeel van de “AM Infrastructure”, maar het heeft als ondersteunend systeem raakvlakken met het totale Asset Management proces.

Figuur 1 – Stork Asset Management model

Het grote aantal softwareleveranciers en de hoeveelheid informatie over hun producten maakt het moeilijk om aan goede, objectieve informatie te komen. Verder is het belangrijk dat er een goed beeld en goed begrip is van de eigen processen en de eigen behoeftes om de juiste beslissing te kunnen nemen. Of je nu op zoek bent naar je eerste systeem of naar een vervanging van je huidige systeem. Een juiste, goed gefundeerde en geaccepteerde keuze is uitermate belangrijk. Hierbij mogen de bijbehorende investeringen niet uit het oog verloren worden. Goed voorwerk is belangrijk, de keuze voor een systeem is namelijk een keuze voor vele jaren. Als je de juiste keuze gemaakt hebt in het selectieproces, zal de implementatie relatief snel gaan en zal het nieuwe systeem al op korte termijn voordelen en de nodige ondersteuning voor de organisatie opleveren.

Maintenance engineers, werkvoorbereiders en planners zorgen dat op het juiste moment met de juiste materialen de onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd kunnen worden. Technici voeren de werkzaamheden en reparaties uit en geven terugkoppeling over de uitgevoerde werken en over de toestand van de installatie. Operators ondersteunen dit met de acties die zij zelf kunnen doen aan de installatie zoals het uitvoeren van controles, kleine herstellingen en klein dagelijks onderhoud. Asset eigenaars krijgen een up-to-date inzicht in de performance van hun assets. De klassieke vorm van onderhoud is geëvolueerd naar asset management, ofwel het managen van de totale levensloop van een installatie (of asset). Dus vanaf het idee en de ontwikkeling over de bouw en de operatie tot en met uitdienst name en ontmanteling. EAM ondersteunende systemen, waaronder CMMS dragen hiertoe bij.

Welk systeem is het beste?

Maar hoe kan je nu een “best fit” oplossing vinden die al je noden kan ondersteunen? Welk systeem is voor jou het beste?

De eerste belangrijke stap is om te zien of de Asset Management processen op orde zijn. Omdat een  systeem ondersteunend werkt aan de processen, mag men niet verwachten dat de één op één invoering van zo’n systeem de processen gaat verbeteren.

Zijn de processen niet op orde, dan moeten we deze in de eerste fase van de implementatie van een nieuw systeem op orde brengen. Alleen dan kan de keuze voor een juist, bij de organisatie en bij de processen passend systeem, een grote toegevoegde waarde hebben bij het uitvoeren en beheersen van de gedefinieerde processen.

Behoeften en eisen

Verder dienen we buiten de bestaande pijnpunten ook te kijken naar de andere behoeften en eisen die er mogelijk aan een nieuw systeem gesteld worden:

• Dienen er buiten onderhoud nog andere processen afgebeeld of ondersteund te worden zoals bijvoorbeeld inkoop of logistiek?
• Wat voor soort assets willen we managen? Installaties, gebouwen, rollend materieel, etc. .
• Welke toekomstige informatie en rapportages zijn er nodig of worden er verwacht om het proces te sturen. De benodigde data en informatie hiervoor moet wel binnen het systeem aanwezig zijn.

Ook de grootte van de organisatie, en het aantal uit te voeren opdrachten plus de aard daarvan kan van invloed zijn op de keuze. En dan heb je ook nog eens het soort gebruikers: onderhoud, productie, engineering, externen, …

ICT en eventuele organisatorische vereisten zijn ook beïnvloedende factoren bij de keuze, en mogen we absoluut niet uit het oog verliezen. Een voorbeeld hiervan is de keuze voor een ERP systeem (Enterprise Resource Planning) om financiële, productie en verkoop activiteiten te ondersteunen, waarin soms ook een CMMS functionaliteit zit, of waarmee de CMMS applicatie moet kunnen ‘praten’. Dit geldt ook voor andere strategische ontwikkelingen binnen een bedrijf.

Selectieproces

Pas als we dit allemaal helder hebben kunnen we overgaan tot het selectieproces. Dit is een complex onderdeel van het hele traject; hier spelen ook emoties en gevoelens mee. Het aantal leveranciers en de complexiteit van de systemen op de markt is zo divers dat een goede, objectieve beoordeling niet eenvoudig is. Om dan ook een goede short-list en selectie te krijgen moet je een objectief overzicht hebben van de behoeftes in relatie tot de mogelijkheden van de verschillende systemen.

Hier gaat het regelmatig mis. Een verkeerde keuze door ontbrekende systeemkennis, of door het niet goed op elkaar afstemmen van de behoeftes is een risico, en levert veel pijnpunten op bij de implementatie en zeker ook bij het latere gebruik. Een goede keuze daarentegen kan de implementatie vereenvoudigen en de uiteindelijke acceptatie en het gebruik van het ondersteunende systeem sterk bevorderen.

Na de selectie beginnen de implementatiewerkzaamheden. Maar de selectie zelf dient men zeker  serieus te nemen. Hier worden namelijk voor lange tijd de basis gelegd voor het degelijk ondersteunen van het asset management proces organisatie. Het is belangrijk om hierbij een gestructureerde aanpak te kiezen en onafhankelijk advies in te winnen, bijvoorbeeld bij organisaties die al ervaring hebben met de systemen die je overweegt. Zij kunnen een goed beeld geven van de sterke en de zwakke punten van het door hen gekozen systeem en aangeven of het past bij jouw behoeften.